I fermi di produzione che nessuno conta

Quando in una piccola fabbrica si parla di fermi di produzione, quasi sempre si pensa a una macchina rotta. È comprensibile: il guasto fa rumore. La linea si ferma, si chiama il manutentore, qualcuno annota l'ora e il pezzo da cambiare. Ma il guasto è il fermo più facile da vedere, e spesso non è quello che pesa di più. Gli altri, quelli che nessuno annota, si sommano in silenzio per tutto il giorno.

Il fermo che fa rumore e quello che non ne fa

Prendi una giornata qualunque in un mobilificio di trenta persone. È un esempio costruito, non i dati di un cliente, ma chi lavora in produzione lo riconoscerà:

• in bordatura un operatore aspetta 43 minuti i pannelli, perché il taglio non li ha ancora finiti;
• in foratura un disegno arriva senza una quota, e ci vogliono 18 minuti per trovare chi la sa;
• al montaggio un'anta torna indietro per una scheggiatura: 31 minuti per rifarla;
• all'imballo il campione colore non è ancora approvato, e per 12 minuti nessuno sa se spedire.

Sono quasi due ore in un giorno solo, e nessuna macchina si è rotta. Nessuno di questi episodi finisce in un registro: l'operatore aspetta, poi riparte. A fine settimana la consegna slitta e nessuno sa dire con precisione perché.

Perché questi fermi non li vede nessuno

Non è una questione di attenzione. Questi fermi hanno quattro caratteristiche che li rendono invisibili quasi ovunque.

Sono brevi e sparsi. Dieci minuti qui, venti là, in reparti diversi e a ore diverse. Presi uno per uno non superano mai la soglia per cui qualcuno pensi di segnalarli.

Non hanno una macchina da riparare. La causa sta quasi sempre altrove: in ufficio tecnico, negli acquisti, in chi deve dare un'approvazione, nel reparto prima. Chi aspetta non è chi ha causato l'attesa, e chi l'ha causata spesso non lo sa.

Chi li vede non ha un posto dove scriverli. L'operatore sa benissimo quanto ha aspettato e perché. Ma non c'è un modulo, e se ci fosse richiederebbe di scrivere, cercare un computer, fare login. Così l'informazione resta in reparto e il giorno dopo è già dimenticata.

Si confondono con il lavoro. Chi aspetta il materiale raramente sta fermo: sistema il banco, prepara il pezzo successivo, va a cercare chi sa la risposta. Da fuori sembra tutto in movimento.

Il lean ha un nome preciso per questo tempo. Nella classificazione dei sette sprechi di Taiichi Ohno, l'attesa è una categoria a sé: operatori che restano inattivi mentre una macchina lavora, quando un'attrezzatura si guasta o quando i pezzi che servono non arrivano. L'idea è vecchia di decenni. Quello che manca, in una fabbrica di venti o cinquanta persone, è un modo pratico per contarla.

Le cause che si ripetono

Quando si comincia a raccogliere questi episodi, le cause si somigliano molto da una fabbrica all'altra. Noi le raggruppiamo in sei, perché poche categorie fisse si scelgono in un attimo e si possono confrontare:

1. Materiale mancante. Il pezzo, il semilavorato o la ferramenta non c'è quando serve. Di solito la soluzione sta in magazzino, negli acquisti o nel reparto prima.
2. Informazione incompleta. Manca una quota, una distinta, una specifica. È il fermo tipico della produzione su commessa.
3. Attesa di un'approvazione. Un colore, un campione, una variante: qualcuno deve dire sì, e non è lì.
4. Macchina ferma. Il guasto, il cambio attrezzo che si allunga, l'utensile che manca.
5. Rilavorazione. Il pezzo torna indietro e il tempo si spende due volte.
6. Sovraccarico. Il reparto ha più lavoro di quanto riesca a fare, e la coda cresce.

Le sei cause come le vede l'operatore in Vital Scan Flow, dalla nostra fabbrica di prova.

Delle sei, solo una riguarda le macchine. Le altre cinque nascono nell'organizzazione: nel modo in cui materiale, informazioni e decisioni arrivano in reparto. Ed è proprio lì che un intervento costa poco, perché spesso basta cambiare un'abitudine, non comprare qualcosa.

Perché il gestionale non te lo dice

Se in azienda c'è un gestionale, viene naturale cercare lì. Ma il gestionale registra quello che doveva succedere e quello che è stato fatto: la commessa, la fase, la quantità, l'ora di inizio e di fine. Se la bordatura della commessa 214 è durata tre ore, il gestionale sa che è durata tre ore. Non sa che quaranta minuti erano attesa, né perché.

Non è un difetto del gestionale: non è stato pensato per questo. Per vedere i fermi serve un'informazione che nasce solo in reparto, nel momento in cui il lavoro si ferma.

Come cominciare a contarli, anche senza software

Si può partire con carta e penna. Per due settimane, in ogni reparto, un foglio vicino alla postazione con quattro colonne: ora, minuti di attesa, causa, cosa si stava aspettando. Bastano poche regole perché funzioni:

• Cause fisse, non testo libero. Le sei categorie qui sopra vanno bene. Con il testo libero, alla fine non si riesce a sommare niente.
• Conta anche i fermi brevi. I cinque minuti sono proprio quelli che nessuno ricorda.
• Spiega a cosa serve. Si contano le attese, non le persone. Se gli operatori pensano che il foglio serva a controllare chi lavora poco, smetteranno di scriverci, e avranno ragione. Il fermo è quasi sempre colpa del sistema, non di chi aspetta.
• Fai la somma per causa e per reparto. Alla fine delle due settimane, guarda le tre combinazioni con più minuti. Sono il tuo punto di partenza.

Il foglio ha due limiti noti. Dopo qualche giorno la compilazione cala, soprattutto nei reparti più carichi, cioè proprio dove i fermi sono di più. E scrivere non è facile per tutti, in particolare per chi non parla bene l'italiano. Conviene saperlo prima: un foglio compilato a metà dice comunque qualcosa, ma tende a nascondere i reparti in difficoltà.

Cosa cambia quando li vedi

Il valore non sta nel numero preciso al minuto. Sta nello smettere di discutere a sensazione. Quando su un foglio c'è scritto che in due settimane il montaggio ha aspettato informazioni per molte ore, la conversazione con l'ufficio tecnico cambia tono: non è più un'opinione del capo reparto, è un conto.

Da lì la domanda successiva viene da sola: quanto costano, in euro, quelle ore? Prova con i tuoi numeri:

Vital Scan Flow nasce per fare questo lavoro senza fogli: un QR per reparto, l'operatore sceglie la causa con due tocchi, dal telefono o dalla postazione del reparto, senza account e senza scrivere. Alla fine della mappatura, di solito una o due settimane, leggi il report con i reparti in cui il lavoro si ferma, le cause che si ripetono e le tre cose da cui conviene partire. Puoi provarlo gratis per 14 giorni.